«Магнит» первым среди ритейлеров внедрил цифровую форму договора с поставщиками

«Магнит» первым среди российских розничных сетей разработал и внедрил цифровую форму договора с поставщиками. Теперь сверка документов занимает 2 минуты вместо 40, регистрация условий происходит автоматически, а обмен документами — онлайн. За четыре месяца на новую схему перешли около 700 поставщиков и уже подписаны первые договоры. Сегодня у «Магнита» около 5 тыс. партнеров, более половины из которых региональные. Работа с бумажным договором занимала много времени. Так, типовой договор поставки состоит из 14 страниц текста основного договора и 13 приложений. На сверку договора сотрудник компании тратил в среднем 40 минут. Еще около 60 минут отнимала регистрация условий договора в учетных системах. Еще более длительным был обмен документами — около 10 дней. При этом все бумажные договоры необходимо хранить 10 лет в архиве. Чтобы сократить временные и материальные издержки, «Магнит» первым среди российских ритейлеров разработал и внедрил цифровую форму договора с поставщиками. Теперь на платформе провайдера партнер сети заполняет форму с реквизитами и условиями. Поставщик изучает текст договора и приложений к нему и, если есть замечания, формирует протокол разногласий, который загружается в систему вместе с уставными документами. Весь архив документов (договор, приложения, протокол разногласий) подписывается и передается в сеть. «Магнит» на своей стороне проверяет условия, которые внес партнер сети, и протокол разногласий. Если договоренности достигнуты, то договор подписывается ритейлером, если нет — отклоняется. В итоге помимо снижения трудовых и временных затрат, отпадает потребность вести бумажный архив, что отражает политику компании в области устойчивого развития и бережного потребления ресурсов. Так, за десять лет будет сэкономлено более 1 млн бумажных листов. Технология цифровой формы договора «Магнита» лежит в русле подходов к созданию формата договора в электронном виде, разрабатываемого Федеральной налоговой службой Российской Федерации. По итогам проведенных нескольких рабочих встреч, специалисты ФНС России отмечают заметный прогресс в области независимой и достоверной визуализации текста договора, возможность которой достигается примененными компанией инновационными решениями, что с учетом недавних изменений определения письменной формы сделки является существенным требованием гражданского законодательства. Так же интерес вызвало и «технологическое» обеспечение включения в итоговый текст договора данных, инициаторами которых является вторая сторона договора. Система уже была отмечена на прошедшем в декабре 2019 года конкурсе ECR AWARD (Efficient Consumer Response), который ежегодно собирает профессионалов розничной торговли и FMCG-индустрии. Проект победил в номинации «Лучший инновационный кейс».